Політика конфіденційності

1. Informacje ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności („Polityka”) opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej oraz platformy Clean.IN („Serwis/Platforma”), w tym w szczególności przez osoby zamawiające usługi sprzątania, osoby zakładające konto użytkownika, osoby kontaktujące się z nami oraz osoby odwiedzające Serwis.

1.2. Administratorem danych osobowych jest:
Clean.IN sp. z o.o. z siedzibą w: …………………………………
NIP: …………………, REGON: …………………
e-mail: kontakt@clean.in
(„Administrator”, „Clean.IN”, „my”).

1.3. Administrator przetwarza dane zgodnie z przepisami prawa, w szczególności:
   •    Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”),
   •    ustawą o ochronie danych osobowych,
   •    ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej i marketingu.

1.4. Polityka ma zastosowanie do wszystkich czynności przetwarzania danych wykonywanych przez Administratora – niezależnie od tego, czy dane zostały pozyskane bezpośrednio od użytkownika (np. formularz zamówienia) czy pośrednio (np. dane statystyczne, logi serwera).

⸻

2. Zakres zbieranych danych

2.1. Dane podawane przez użytkownika (dane identyfikacyjne i kontaktowe):
   •    imię i nazwisko,
   •    numer telefonu,
   •    adres e-mail.

2.2. Dane związane z realizacją usług sprzątania:
   •    adres realizacji usługi (ulica, numer, miasto),
   •    szczegóły zamówienia (termin, zakres prac, uwagi do zamówienia),
   •    dane osoby kontaktowej na miejscu (jeśli wskazana).

2.3. Dane rozliczeniowe i fakturowe (jeżeli użytkownik chce fakturę lub płaci jako firma):
   •    nazwa firmy,
   •    NIP,
   •    adres siedziby,
   •    ewentualnie dane osoby upoważnionej do kontaktu.

2.4. Dane konta użytkownika (jeżeli użytkownik tworzy konto):
   •    login (najczęściej e-mail),
   •    historia zamówień i statusy realizacji,
   •    preferencje dotyczące usług,
   •    ustawienia komunikacji (np. zgody marketingowe).

2.5. Dane płatnicze:
   •    nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych; obsługa płatności może odbywać się poprzez zewnętrznego operatora płatności, a my otrzymujemy informacje o statusie płatności (np. „opłacono”, „odrzucono”, „zwrot”).

2.6. Dane techniczne i analityczne:
   •    adres IP,
   •    identyfikatory cookies / identyfikatory urządzenia,
   •    typ przeglądarki, system operacyjny,
   •    przybliżone dane o lokalizacji (na podstawie IP),
   •    informacje o aktywności w Serwisie (np. odwiedzone podstrony, czas sesji, źródło wejścia).

2.7. Dane wrażliwe:
   •    Clean.IN co do zasady nie wymaga i nie przetwarza danych szczególnych kategorii (wrażliwych). Prosimy nie podawać takich danych w polach „uwagi”. Jeśli użytkownik poda je dobrowolnie, możemy je przetwarzać wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy.

⸻

3. Cele przetwarzania danych

3.1. Realizacja usług i obsługa zamówienia:
   •    przyjęcie zamówienia,
   •    ustalenie szczegółów (termin, miejsce, zakres),
   •    przekazanie informacji wykonawcy usługi,
   •    kontakt w sprawie realizacji,
   •    obsługa reklamacji, zwrotów i korekt.

3.2. Założenie i utrzymanie konta w Platformie:
   •    rejestracja, logowanie, identyfikacja użytkownika,
   •    umożliwienie podglądu historii zamówień,
   •    uproszczenie kolejnych zamówień (np. zapis adresu, preferencje).

3.3. Kontakt z użytkownikiem:
   •    odpowiedzi na wiadomości e-mail, formularze kontaktowe,
   •    kontakt telefoniczny w sprawach zamówienia,
   •    wysyłka komunikatów organizacyjnych (np. potwierdzenia, zmiany terminu).

3.4. Rozliczenia i obowiązki prawne:
   •    wystawienie faktury/rachunku,
   •    księgowość i rozliczenia podatkowe,
   •    archiwizacja dokumentacji wymaganej przepisami.

3.5. Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom:
   •    wykrywanie prób oszustwa, nadużyć i ataków,
   •    zapewnienie bezpieczeństwa IT,
   •    dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.

3.6. Statystyka i rozwój Serwisu:
   •    analiza działania strony i Platformy,
   •    poprawa UX, wydajności i jakości usług,
   •    tworzenie zbiorczych zestawień (bez identyfikacji osób, o ile możliwe).

3.7. Marketing własnych usług (tylko na właściwej podstawie):
   •    wysyłka ofert i informacji o promocjach,
   •    remarketing (jeśli stosowany) i personalizacja treści,
   •    komunikacja SMS/e-mail zgodnie z udzielonymi zgodami.

⸻

4. Podstawa prawna przetwarzania

4.1. Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):
   •    gdy przetwarzanie jest konieczne, aby przyjąć i zrealizować zamówienie,
   •    aby prowadzić konto użytkownika.

4.2. Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):
   •    np. przepisy podatkowe i rachunkowe dotyczące dokumentacji.

4.3. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
   •    kontakt organizacyjny i obsługa klienta,
   •    bezpieczeństwo systemów IT, przeciwdziałanie nadużyciom,
   •    dochodzenie roszczeń / obrona,
   •    analityka podstawowa i poprawa usług (w zakresie dopuszczalnym).

4.4. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO):
   •    marketing bezpośredni kanałami elektronicznymi,
   •    opcjonalne cookies analityczne/marketingowe (jeśli stosowane przez baner zgód).

4.5. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

⸻

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w Polityce.

5.2. Kategorie odbiorców danych:
   •    podmioty realizujące usługi sprzątania (wykonawcy/partnerzy) – w zakresie danych koniecznych do wykonania usługi (np. imię, telefon, adres realizacji, zakres prac),
   •    operatorzy płatności – do obsługi transakcji i zwrotów,
   •    dostawcy IT (hosting, utrzymanie systemu, narzędzia do komunikacji, CRM),
   •    biuro rachunkowe / księgowość – w zakresie dokumentów księgowych,
   •    podwykonawcy wspierający proces (np. call center) – jeśli są wykorzystywani,
   •    organy publiczne – gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów.

5.3. Współpracujemy wyłącznie z podmiotami zapewniającymi odpowiednie środki bezpieczeństwa i – tam gdzie jest to wymagane – zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych.

5.4. Dane nie są sprzedawane.

⸻

6. Przekazywanie danych poza UE/EOG

6.1. Co do zasady przechowujemy i przetwarzamy dane na terenie UE/EOG.

6.2. Jeśli korzystamy z narzędzi dostawców, których infrastruktura może znajdować się poza UE/EOG (np. rozwiązania chmurowe), przekazanie może nastąpić wyłącznie przy spełnieniu wymogów RODO, np. poprzez:
   •    decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony,
   •    standardowe klauzule umowne (SCC),
   •    dodatkowe środki zabezpieczające.

6.3. Informacja o takim przekazaniu będzie uwzględniana w dokumentacji Administratora i – jeżeli wymagane – w komunikacji do użytkownika.

⸻

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane związane z realizacją zamówienia przechowujemy przez czas trwania umowy oraz przez okres niezbędny do:
   •    rozliczeń,
   •    obsługi reklamacji,
   •    dochodzenia roszczeń lub obrony (zwykle do upływu terminów przedawnienia).

7.2. Dane konta użytkownika przechowujemy przez okres posiadania konta. Po jego usunięciu część danych może zostać zachowana, jeśli jest to konieczne do celów prawnych (np. dokumenty księgowe).

7.3. Dane fakturowe i księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami (np. podatkowymi i rachunkowymi).

7.4. Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketing) przechowujemy do momentu jej cofnięcia lub utraty aktualności celu.

7.5. Logi i dane techniczne przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego działania Serwisu (okresy mogą się różnić w zależności od rodzaju logów).

⸻

8. Prawa użytkownika

8.1. Użytkownik ma prawo:
   •    dostępu do danych (informacja, kopia),
   •    sprostowania danych,
   •    usunięcia danych (jeżeli spełnione są przesłanki z RODO),
   •    ograniczenia przetwarzania,
   •    przenoszenia danych (w określonych przypadkach),
   •    wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego o prawnie uzasadniony interes,
   •    cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie jest na zgodzie),
   •    wniesienia skargi do Prezesa UODO.

8.2. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest skuteczny zawsze – po jego wniesieniu zaprzestaniemy marketingu.

8.3. W celu realizacji praw można skontaktować się z nami e-mailem: kontakt@clean.in.
Możemy poprosić o dodatkowe informacje w celu weryfikacji tożsamości, jeśli będzie to konieczne dla ochrony danych.

⸻

9. Pliki cookies i technologie podobne

9.1. Cookies to małe pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika. Służą m.in. do prawidłowego działania Serwisu oraz analityki i marketingu (jeżeli stosowane).

9.2. Możemy stosować:
   •    cookies niezbędne (działanie serwisu, bezpieczeństwo, sesja),
   •    cookies funkcjonalne (preferencje),
   •    cookies analityczne (statystyki i poprawa działania),
   •    cookies marketingowe (dopasowanie reklam/remarketing) – jeśli używane i zaakceptowane.

9.3. Użytkownik może:
   •    zmienić ustawienia cookies w przeglądarce,
   •    wycofać zgodę poprzez panel cookies (jeżeli jest dostępny),
   •    usuwać cookies ręcznie.

9.4. Ograniczenie cookies może wpływać na działanie niektórych funkcji strony.

⸻

10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w szczególności:
   •    szyfrowanie połączeń (SSL/TLS),
   •    kontrolę dostępu do systemów,
   •    upoważnienia i poufność personelu,
   •    kopie zapasowe i procedury odtwarzania,
   •    monitoring i logowanie zdarzeń w systemach (w zakresie bezpieczeństwa),
   •    minimalizację danych (zbieramy tylko to, co potrzebne).

10.2. W przypadku incydentu naruszenia danych postępujemy zgodnie z RODO, w tym dokonujemy oceny ryzyka i – jeśli wymagane – zgłaszamy naruszenie do organu nadzorczego lub zawiadamiamy osoby, których dane dotyczą.

⸻

11. Dane osób niepełnoletnich

11.1. Usługi Clean.IN nie są przeznaczone dla dzieci poniżej 16. roku życia.

11.2. Nie zbieramy świadomie danych dzieci. Jeżeli uzyskamy informację, że doszło do takiego przetwarzania, podejmiemy działania w celu usunięcia danych, o ile nie istnieje inna podstawa prawna ich przetwarzania.

⸻

12. Zmiany Polityki Prywatności

12.1. Polityka może być aktualizowana, w szczególności gdy:
   •    zmieniają się przepisy prawa,
   •    wdrażamy nowe funkcje Platformy,
   •    zmieniają się dostawcy usług lub procesy przetwarzania.

12.2. Aktualna wersja Polityki jest zawsze publikowana w Serwisie. W przypadku istotnych zmian możemy dodatkowo poinformować użytkowników (np. e-mailowo, komunikatem w panelu).

⸻

13. Kontakt

13.1. W sprawach dotyczących danych osobowych oraz realizacji praw użytkownika prosimy o kontakt:
📧 kontakt@clean.in

13.2. W zgłoszeniu warto podać:
   •    imię i nazwisko,
   •    adres e-mail używany w Platformie,
   •    opis sprawy / żądania.